U beheert met deze module net zo gemakkelijk eenvoudige
reserveringen zoals een vergaderruimte, als uitgebreide
arrangementen met een programma of draaiboek.
Alle informatie bij elkaar
Het volledige evenement kan in Smart Event Manager worden
vastgelegd waardoor alle informatie op één plek is terug te vinden.
Deze gegevens zijn bijvoorbeeld:
- Het programma van de reservering.
- De producten of diensten die u levert.
- De inkopen die gedaan moeten worden.
- De taken die medewerkers uit moeten voeren.
- Aanbetalingen die gefactureerd moeten worden.
|
Schermvoorbeeld van een reservering. Hier ziet u het
programma en de verkopen die u levert.
|
Offertes en bevestigingsbrieven
Het aanmaken van offertes en bevestigingsbrieven is met de
module Reserveringen snel gedaan. U selecteert de onderdelen die in
de brief moeten komen en de software genereert de brief vervolgens
automatisch. Wilt u de brief daarna nog aanpassen? Ook dat is geen
probleem. De brieven worden aangemaakt in Microsoft Word. Dit
betekent dat u altijd nog wijzigingen aan de brief kunt
doorvoeren.
|
Een begroting uit een offerte die automatisch is
gegenereerd. Dit is slechts een voorbeeld. De gehele weergave en
opmaak kunt u zelf bepalen.
|
Aansturing operationele afdelingen
Zodra u een reservering heeft ingevoerd staan direct alle
operationele lijsten klaar. Enkele voorbeelden van deze lijsten
zijn:
- De productielijst voor de keuken of cateraar.
- Een totale lijst waar alle informatie van een reservering op
staat, voor de party-manager.
- Werklijsten voor de techniek en het klaarzetten van de
zalen.
- Inkooplijsten voor de leveranciers.
- Actie- en takenlijsten voor de medewerkers.
Evenals de offerte of bevestiging aan de klant, zijn alle
operationele lijsten zijn gebaseerd op de informatie uit de
reservering. Zodoende bent u ervan verzekerd dat alle afspraken met
de klant bekend zijn tijdens het evenement.
|
Een productielijst voor de keuken. Van dit evenement worden
de producten getoond en de locatie waar dit afgeleverd moet
worden.
|
Flexibiliteit
Dankzij de flexibele opzet van Smart Event Manager kunt u net zo
gemakkelijk aan specifieke klantwensen tegemoet komen als een
standaard arrangement boeken. Wilt u bijvoorbeeld een speciaal menu
of activiteit samenstellen voor één klant? Dat is mogelijk!
Taken voor personeelsplanning
Tijdens het aanmaken van reserveringen kan de software
automatisch de uit te voeren taken bepalen. Op deze taken kunt u
vervolgens medewerkers inplannen. Ook wijzigingen aan reserveringen
worden gesignaleerd, zodat u kunt bepalen of u het rooster hierop
wilt aanpassen. Deze functionaliteit vormt een onderdeel van de module Roosters.
Bruto winstmarge
Aan de hand van de verkoop- en inkoopprijzen kunt u met Smart
Event Manager de bruto winstmarge controleren voordat u de offerte
verstuurd. U ziet direct op welke verkopen u het meeste verdient en
waar u de prijzen eventueel nog kunt aanpassen. Daarnaast kent
Smart Event Manager een zeer uitgebreide prijsstructuur. Werkt u
bijvoorbeeld met aparte prijsgroepen voor bijvoorbeeld culturele en
commerciële klanten? Smart Event Manager berekent per klant
automatisch de juiste prijzen!
Reeksen
Het invoeren van een reeks reserveringen is met Smart Event
Manager zeer eenvoudig. Komt een klant bijvoorbeeld elke week bij u
vergaderen? Dan kunt u deze reserveringen in één keer voor het hele
jaar aanmaken. Ook uitzonderingen op de reeks, bijvoorbeeld een
afsluitende borrel bij de laatste bijeenkomst, kunnen worden
ingevoerd.
|
Reserveringen kunnen eenvoudig volgens een patroon worden
herhaald. Nadien kunt u ook één reservering afwijkend maken,
bijvoorbeeld als de laatste reservering ook een afsluitende borrel
bevat
|
Informeren externe partijen
Organisatiebureaus hebben vaak te maken met externe partijen. Zo
wordt een externe locatie gehuurd, een restaurant gereserveerd of
activiteiten vinden bij andere organisaties plaats. Smart Event
Manager kan ondersteunen in de communicatie met deze organisaties.
Het bepaalt de partijen die geïnformeerd moeten worden en houdt
daarvan een logboek bij. Zelfs als er op het laatste moment nog
wijzigingen plaatsvinden, controleert de software dat u deze ook
doorgeeft. De software verzekert een volledige communicatie en dat
bespaart tijd.
